Voor sommigen is de meerwaarde van een FMIS meer dan duidelijk. Anderen hebben bij een verandering iets meer nodig om meerwaarde in te zien. Om draagvlak te creëren en de waarde van een FMIS in te laten zien, bespreken wij hier de gebieden waarop een ROI van FMIS zichtbaar is.
Een FMIS, Facilitair Management Informatie Systeem, is een systeem wat gebruikt wordt om processen in organisaties bij te houden en te verbeteren. Het FMIS van School Facility is ontworpen om onderwijsinstellingen te ondersteunen en de kwaliteit van de facilitaire processen te verbeteren. Een FMIS investeert daarnaast in het verbeterpotentieel van uw organisatie. Het systeem wordt aangeboden als SAAS, software as a service, waardoor u toegang tot de software krijgt via de webbrowser, op elk gewenst apparaat.
Een FMIS is een investering en voordat het aangeschaft wordt, is het belangrijk om te kijken naar hoe efficiënt deze investering is. Dit wordt aangegeven met een ROI, Return On Investment, en geeft dus het rendement op de investering aan. Met dit positieve of negatieve rendement kan aangegeven worden wat een FMIS kan opleveren. Voor beslissingsbevoegden is het van belang dit inzichtelijk te hebben zodat zij goed geïnformeerde besluiten kunnen nemen, zoals het aanschaffen van een FMIS. Met de ROI wordt onder andere de terugverdientijd weergegeven. De organisatie moet namelijk eerst een investering maken voordat het hen een rendement oplevert.
Belangrijk dus om voordat het FMIS wordt aangeschaft, inzichtelijk te hebben wat het de onderwijsinstelling op gaat leveren. Dit maakt het mogelijk de meerwaarde van een FMIS te onderbouwen. Om dit inzichtelijk te maken is het verstandig te beginnen met een nulmeting. Op basis van deze inzichten worden doelen bepaald die onderbouwd zijn met cijfers. De exacte ROI blijft lastig vast te stellen maar het FMIS inrichten voor het optimaliseren van de facilitaire processen, gebouwbeheer en automatisering kan al gauw heel waardevol zijn. De volgende gebieden geven weer hoe de ROI van een FMIS bepaald kan worden.
Het inzicht in de ROI van het FMIS is niet alleen handig voor het aanvragen van budget maar ook om de doelstellingen te bepalen en de reden voor de aanschaf concreet te beschrijven. Zo kan de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd worden door middel van het instellen van onderhoudsprogramma’s en geautomatiseerde meldingen, die de juiste persoon tijdig signalen geeft van de te ondernemen actie of aflopende contracten. Het FMIS biedt ook rapportagetools die handig zijn bij het analyseren van eventuele knelpunten. Daarnaast worden alle documenten gecentraliseerd in het FMIS waardoor het minder tijd kost om het juiste document op te vragen of te zoeken. De ROI die weergeeft wat de besparing is, is de tijd. Taken worden efficiënter uitgevoerd en er kan bespaard worden op onderhoud door het sturen op preventieve taken.
De ROI kan ook uitgedrukt worden in klanttevredenheid. De ROI moet opgesteld worden op basis van aannames en schattingen. De opbrengst van tevreden interne klanten is namelijk een onzichtbare maar waardevolle ROI. Met een FMIS kunnen uw werknemers meldingen inschieten die opgelost moeten worden. De melding wordt direct naar de juiste persoon doorgezet waardoor het probleem zo snel mogelijk aangepakt kan worden. De melding bevat alle benodigde informatie zodat er snel gehandeld kan worden en waardoor de gebruikers van het pand geen ongemakken ervaren. Daarnaast blijft degene die de melding inschiet op de hoogte van alle updates over de melding. Zo is het ook inzichtelijk als de melding bij iemand blijft liggen. De ROI die hiermee weergegeven wordt is de gebruikerstevredenheid. Het FMIS biedt dan ondersteuning om het pand voor de gebruikers het meest optimaal in te richten.
Ook voor medewerkers in de uitvoering van hun werk is een FMIS ontzettend waardevol. Een efficiënt beheerde werkplek kan namelijk zorgen voor een productiviteitstoename van 15%. Met een FMIS worden zowel de vaste als flexibele werkplekken beheerd en ingericht zodat de medewerkers flexibel hun werkzaamheden uit kunnen voeren. Een FMIS beheerd daarnaast ook de technische aspecten van deze werkzaamheden en zorgt ervoor dat medewerkers weer efficiënt te werk kunnen gaan. Doordat een FMIS aangeboden wordt als SAAS kunnen uw medewerkers overal toegang krijgen tot de benodigde ondersteuning. Om de ROI hiervan te kunnen berekenen moet gekeken worden naar de mogelijke verbeteringen die het FMIS kan bieden. Het gaat hier bijvoorbeeld om of er taken zijn die sneller uitgevoerd kunnen worden of dat medewerkers met plezier hun werkzaamheden uit kunnen voeren op een manier die het beste bij hen past.
Een FMIS kan uw onderwijsinstelling ondersteunen bij het verbeteren de facilitaire processen. Het systeem helpt u door tijd de besparen aan onnodige taken, het verbeteren van de klanttevredenheid door o.a. tijdig signalen te delen, efficiëntere communicatie, centralisatie van documenten en helpt bij het verbeteren van de medewerkerstevredenheid door de werkplekken zo efficiënt mogelijk in te richten. Met deze ROI kunt u aangeven wat de investering van een FMIS waard is voor uw organisatie.
Onze facilitaire experts kunnen u goed ondersteunen in het inzichtelijk maken van de voordelen die u kunt behalen met een FMIS. Via onderstaande knop of via info@younggroup.nl of 0172 – 745 085 kunt u contact op nemen met één van onze facilitaire experts.
