Een eerste indruk maakt u maar één keer. Juist daarom is het essentieel dat deze zo positief mogelijk is. In veel gevallen is de receptionist het eerste aanspreekpunt dat bezoekers van uw organisatie zien. Deze rol bepaalt in hoge mate hoe klanten, leveranciers of gasten uw organisatie ervaren. Met een professioneel en gastvrij ontvangst heeft u zelf invloed op hoe deze eerste indruk verloopt – en daarmee op de beleving van uw merk.
Bezoekers zijn vaak niet bekend met uw organisatie en voelen zich daardoor niet direct op hun gemak. Een warm en gastvrij ontvangst creëert rust en helpt hen zich snel thuis te voelen, zelfs in een onbekende omgeving. Een receptionist die oog heeft voor de bezoeker en de juiste begeleiding biedt, zet de toon voor een positieve ervaring.
Soms komen bezoekers binnen met hoge emoties of frustratie. In zulke gevallen maakt het verschil wanneer een receptionist goed luistert, meedenkt en de belangen van de gast vooropstelt. Binnen enkele minuten vormt een bezoeker een beeld van uw organisatie. Het ontvangst bepaalt in grote mate of dat beeld positief of negatief is. Gastvrijheid is daarmee niet alleen een service, maar ook een krachtig instrument voor reputatiebeheer.
Het vertrek van een bezoeker wordt vaak onderschat, terwijl dit minstens zo belangrijk is als het ontvangst. Het laatste contactmoment blijft vaak het langst hangen. Een warm en persoonlijk afscheid zorgt ervoor dat de bezoeker met een goed gevoel vertrekt, wat de kans op een positieve herinnering vergroot. Omgekeerd kan een onpersoonlijk of gehaast vertrek een eerdere positieve indruk tenietdoen.
Gastvrijheid moet authentiek zijn en aansluiten bij de identiteit van uw organisatie. Van binnenkomst tot vertrek vormt de ervaring van de bezoeker één geheel. Daarom is het belangrijk dat de receptionist niet alleen gastvrij is, maar ook naadloos past bij de cultuur en uitstraling van uw bedrijf.
Het vinden van de juiste receptionist die bij uw organisatie past, kan een uitdaging zijn. Het uitbesteden van receptiediensten aan een hospitalityspecialist biedt hiervoor een effectieve oplossing. U geeft het volledige ontvangstproces uit handen, waardoor u verzekerd bent van professionaliteit, continuïteit en flexibiliteit.
Bij het uitbesteden profiteert u van receptionisten die:
Getraind zijn in hospitality en digitale systemen.
Ervaring hebben opgedaan bij diverse organisaties en daardoor snel kunnen schakelen.
Beschikbaar blijven dankzij een achtervang van collega’s bij ziekte of verlof.
Hierdoor is er altijd een gastvrij en professioneel ontvangst én vertrek, zonder onderbreking in de service.
Met het uitbesteden van uw receptie aan Young Facility bent u verzekerd van representatieve receptionisten die passen bij uw organisatie en jaarlijks BHV-gecertificeerd worden. Wij nemen de volledige planning, inzet en achtervang uit handen, zodat u zich volledig kunt richten op uw kernactiviteiten.
Wilt u meer weten over onze professionele receptiediensten? Bezoek onze informatiepagina of neem direct contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Tip: Download ons gratis e-book over receptiedienstverlening en ontdek hoe een gastvrij ontvangst uw organisatie versterkt.
