Een eerste indruk maak je maar één keer, belangrijk daarom om deze zo goed mogelijk te laten verlopen. Een receptionist is vaak deze eerste indruk. Het is het eerste aanspreekpunt wat de bezoeker te zien krijgt van uw organisatie. De identiteit die hier neergezet wordt heeft veel invloed op de manier hoe uw klanten uw organisatie zien. Met een goed ontvangst heeft uw zelf in de hand hoe deze eerste indruk zal gaan verlopen.
Beinvloeden van de beleving
Ten eerste is uw klant of gast is niet bekend met de omgeving van uw organisatie waardoor hij of zij zich lastig thuis kan voelen. Een gastvrij ontvangst zorgt in deze situatie voor een kalmerend effect waarbij de klant of gast geholpen wordt in een onbekende situatie.
Echte aandacht voor de totaalbeleving
Een bezoeker met frustratie of hoge emoties heeft veel baat aan een gastvrij ontvangst. Een receptionist die goed kan luisteren zet de belangen van de klant of gast voorop. Dit geeft de klanten en gasten een totaalbeleving van uw organisatie. Binnen een paar minuten heeft uw klant of gast al een beeld en vooroordeel van uw organisatie in het hoofd zitten. De receptionist en daarbij het ontvangst heeft hier dus een grote invloed op.
Gastvrij vertrek is net zo belangrijk
Wat nog wel eens vergeten wordt is dat het vertrek bijna net zo belangrijk is als het ontvangst. Het vertrek is het laatste wat de klant of gast meekrijgt van uw organisatie. Personificatie en aandacht zijn hierin heel belangrijk. Een negatief vertrek blijft langer hanger dan een positief ontvangst.
Passend bij de organisatie
Nogmaals, gastvrijheid voor uw organisatie is een totaalbeleving voor uw klant of gast. Het gehele plaatje van ontvangst tot aan vertrek heeft veel waarde voor uw klant of gast dus belangrijk dat de receptionist gastvrij is en past bij uw organisatie.
Hoe kunt u dit realiseren?
Toch blijft het lastig om de juiste receptionisten voor uw organisatie te vinden. Een oplossing hiervoor is het uitbesteden van de receptiediensten. Met het uitbesteden geeft u alle zorgen rondom het ontvangst uit handen aan een hospitality specialist. Voor uw organisatie levert dit professionaliteit, bezetting en continuïteit op. De receptionisten worden getraind in hospitality en passen zich aan naar de identiteit van uw organisatie. Ze kunnen snel schakelen en leren doordat ze werkzaam zijn geweest bij verschillende partijen. Daarnaast heeft een externe partij een pool van medewerkers beschikbaar bij ziekmelding of verlof. Door een continue bezetting is er altijd een gastvrij en professioneel ontvangst én vertrek.
Met het uitbesteden van de receptie bij Young Facility bent u verzekerd van gastvrije en representatieve receptionisten die getraind worden op het gebied van hospitality en digitale systemen. Naast dagelijkse ontzorging op het gebied van planning, inzet en een achtervang van buddy's in geval van ziekte en verlof worden de receptionisten jaarlijks BHV gecertificeerd. Meer informatie kunt u vinden op deze pagina en voor een vrijblijvend adviesgesprek kunt u contact opnemen met een van onze professionals.
