Nieuwbouw- en verhuistrajecten vragen tijd, aandacht en voorbereidingstijd.
Schoolfacilitities heeft voor haar september-editie onze huisvestingsexpert Bart gevraagd advies en inzichten te delen voor schoolleiding die een verhuizing op de agenda heeft staan.
Door: 'Schoolfacilities, september 2020'
Veel scholen hebben de komende jaren een verhuizing op de planning staan. Zo’n verhuizing vraagt tijd, aandacht en vooral voorbereidingstijd. Scholen zijn zich daar niet altijd van bewust, waardoor de kosten kunnen oplopen. Er zijn twee belangrijke redenen voor een verhuizing: de school krijgt een nieuwe plek of het bestaande gebouw wordt ingrijpend verbouwd, waardoor de school tijdelijk moet verhuizen. In dat laatste geval wordt er twee keer verhuisd, om te voorkomen dat leerlingen en docenten maandenlang in het stof en de herrie zitten.
Schitterend nieuw gebouw
Het Ashram College in Nieuwkoop had geluk, zij hoefden maar één keer te verhuizen. Afgelopen voorjaar heeft de school een nieuw gebouw in gebruik genomen. Een duurzaam gebouw: goed geïsoleerd, gasloos met led-verlichting en zonnepanelen op het dak. Op 6 maart 2020, vlak voor de lockdown, was de officiële opening. Toen wisten ze nog niet dat de leerlingen snel weer thuis zouden zitten. ‘Dat is jammer,’ legt locatiedirecteur John Bakker, ‘want het is een schitterend gebouw. Heerlijk licht, met veel nieuwe ruimtes, zoals een technieklokaal, een zorgplein met een kappershoek, een beautysalon en een professionele keuken. Bij zo’n verhuizing komt heel wat kijken. Bakker: ‘Het nieuwe schoolgebouw staat recht tegenover de oude school, er waren gelukkig geen noodlokalen nodig. Maar naast de verhuizing hadden we ook te maken met ontwikkelingen in de organisatie en het onderwijs die de nodige aandacht vroegen. We gingen over naar een nieuwe vorm van praktijkonderwijs en de introductie van zeven leerpleinen. En we zitten in een fusieproces waarbij we gaan samenwerken met 27 andere scholen.'
Om de school niet nog meer te belasten werd voor de verhuizing een speciale projectleider ingehuurd. John Bakker: ‘Scholen denken dat het veel geld kost, maar omdat er werd meegedacht over de aanbesteding en de beste leveranciers, konden we meteen besparen. De projectleider heeft niet alleen op hoofdlijnen meegedacht, maar had ook oog voor detail. Zelfs over de keuze van de stoeldopjes dacht hij mee.’
Eén keer in het leven
Projectleider in kwestie was Bart de Jong van School Facility. De organisatie, onderdeel van Young Group, specialiseert zich in verhuizingen en inrichting binnen het onderwijs. Normaal neemt Bart de Jong meteen contact op zodra hij hoort dat schoolbesturen gaan renoveren, verbouwen of een nieuwe school gaan bouwen. Vaak zeggen ze: ‘Nee, we gaan pas over een aantal jaren verhuizen, bel tegen die tijd nog maar eens terug.’ Begrijpelijk, maar zelf zit hij het liefst zo vroeg mogelijk bij de scholen aan tafel. ‘Een schooldirecteur zoals John Bakker maakt vaak maar één keer in zijn leven een verhuizing van zijn school mee. Wij hebben afgelopen jaren al veel verschillende scholen en universiteiten geholpen bij hun verhuizing en weten waar we op moeten letten.’
De Jong: ‘Verhuizen doe je niet alleen en er komt veel bij kijken. Een goede planning is daarbij van cruciaal belang. Ook de mensen die het nieuwe gebouw gaan gebruiken vragen speciale aandacht. Wie kan op welk moment waar in het gebouw naar binnen? Mogen de ramen open? Met andere woorden, weten docenten en conciërges bijvoorbeeld hoe het sleutelplan eruitziet en hoe het klimaatbeheersysteem werkt? Ontwerpkeuzes hebben grote gevolgen voor het gebruik van de school. Door docenten, conciërges en leerlingen tijdig in keuzes mee te nemen voorkom je veel irritatie en onnodige kosten na de verhuizing.’
Grote opruiming
Zelfstandig verhuiscoach Lucienne Hordijk heeft ook tips voor scholen. ‘Het is belangrijk om ruim voor de verhuizing zo veel mogelijk spullen op te ruimen en overtollige dingen weg te gooien of weg te geven. Het sorteren en op de juiste wijze opbergen van spullen zorgt ervoor dat ze na de verhuizing makkelijk terug te vinden zijn en alles op de juiste afdeling terecht komt. Alles wat niet mee hoeft, scheelt in opbergruimte.’ ‘Met de aanschaf van transparante bakken die makkelijk stapelen, sla je twee vliegen in één klap. De spullen hoeven niet meer in een verhuisdoos en ze kunnen meteen op de juiste plek worden gezet. De leerlingen kunnen prima helpen met het inpakken. Let er wel op dat de verhuisdozen met boeken niet te zwaar worden; niet zwaarder dan 10 kilo. Voor het grofvuil dat overblijft kun je in de laatste week voor de verhuizing een grote afsluitbare container huren.’
Mee-verhuizen
Lucienne Hordijk: ‘Bij een verhuizing kun je de contracten met bestaande leveranciers mee laten verhuizen, maar je kunt ook denken aan nieuwe contracten voor energie, het kopieerapparaat en koffieapparaat. Dit kan veel geld schelen, maar je moet wel tijdig gaan vergelijken en keuzes maken.’
Ook de meubels worden vaak mee-verhuisd. Bart de Jong: ‘Scholen willen bij een verhuizing het liefst nieuw meubilair aanschaffen, maar het budget is niet altijd groot genoeg. Denk daarom goed na welke onderdelen van het bestaande meubilair opnieuw gebruikt kunnen worden in de nieuwe omgeving. Misschien kunnen de tafels met een nieuw kleurtje op het frame weer jarenlang mee.’
‘We hebben een praktijkschool gehad waarbij leerlingen het oude meubilair voor de verhuizing zelf hebben opgeknapt. Op deze wijze worden de leerlingen op een leuke manier bij hun nieuwe stek betrokken. Meubilair dat niet meegaat kan soms nog gebruikt worden door leerlingen, ouders of stichtingen die er een goede bestemming voor hebben.’
Als laatste advies van De Jong: ‘Het is belangrijk om al tijdens het ontwerp van het gebouw door de architect stil te staan bij de gewenste inrichting en impact op het beheer. Vandaar het advies om al te starten met de verhuizing en inrichting als het ontwerpproces voordat de bouw wordt gestart, gemiddeld is dat 2 jaar voor ingebruikname.’
