In dit deel van de serie over hybride werken gaan we dieper in op het toepassen van verandermanagement om draagvlak te creëren om de mensen weer naar kantoor te krijgen hoe dit gerealiseerd kan worden.
Medewerkers op kantoor zorgen namelijk voor een hogere productiviteit, zijn lichamelijk beter (door ergonomische meubels) en kunnen beter én creatiever samenwerken met collega’s.
De overgang van thuiswerken naar kantoor of hybride
Met het hybride werken in het achterhoofd fungeert het kantoor niet meer als een werkplek maar op een ontmoetingsplek voor samenwerken. Maar hoe laten we medewerkers elkaar weer fysiek ontmoeten nu digitale meetings ruim 2 jaar lang, de norm waren?
Om hybride werken goed te implementeren in uw organisatie is het ook van belang dat de werkplek hiervoor ingericht is. De kantoortuinen met vaste plekken behoren tot het verleden. Maar wat willen we dan wel? Hybride werken en het creëren van een ontmoetingsruimte voor medewerkers vraagt om flexibele werkruimtes. Dit kan door flexibele werkplekken (geen vaste werkplek) of modulaire meeting ruimtes in te richten waar de medewerkers gebruik van maken. Bij waternet zijn er bijvoorbeeld blokken gemaakt waarin je zelf kan werken of met een team een meeting kan houden.
(Foto: waternet)
We hebben vaak de neiging om alleen naar de technische kant te kijken. Werkplekken faciliteren, online werkomgeving inrichten of een planning maken met wie wanneer op kantoor is. De sociale kant is immers net zo belangrijk. Bij het thuiswerken mist het contact met collega’s en het samenwerken gaat hierdoor soms wat lastig. Om de sociale kant mee te nemen in de keuzes voor de strategie voor het hybride werken is het belangrijk om in gesprek te gaan met de werknemers. Ga na bij de werknemers wat ze willen doen op kantoor, voor welke taken ze op kantoor moeten zijn en welke niet en hoe dit verdeeld kan worden. De balans hierin is erg belangrijk.
Verandermanagement
Om medewerkers mee te krijgen in deze andere vorm van werken, is aandacht voor verandermanagement belangrijk. Dit is een managementvorm die zich bezighoudt met het veranderen van de structuur, cultuur en werkwijze binnen de organisatie. Het richt zich vooral op het ‘hoe’ van het veranderen zoals het voorbereiden, begeleiden en ondersteunen van medewerkers om de veranderen van de organisatie succesvol te maken. Medewerkers meenemen in verandering vergroot de mate waarin medewerkers geneigd zijn zich aan te passen naar de veranderende omgeving. Zij worden hier immers in betrokken in plaats van dat het hen wordt opgelegd.
Maar hoe realiseren we dat?
Het inzetten van verandermanagement klinkt als een open deur. Toch wordt hieraan, ondanks de goede bedoelingen, niet voldoende aandacht besteed.
Het bevragen van een collega naar behoeftes en wensen voor de nieuwe werkomgeving is hier een goed voorbeeld voor.
In de praktijk komt dit tot stand door nieuwe werkplekken en ontmoetingsruimtes- en momenten te faciliteren. De medewerkers moeten begeleid worden richting het flex- en hybride werken, zoals een update over beschikbare ontmoetingsplekken, hoe ze werkplekken moeten en kunnen reserveren en hoe de werkdagen eruit gaan zien.
Deze begeleiding ziet er als volgt uit:
De medewerkers zijn diegene die gebruik gaan maken van het hybride werken en alles wat hierbij komt kijken. Belangrijk dus om deze behoeften in kaart te brengen. Vraag bijvoorbeeld aan afdelingshoofden waar die afdeling behoefte aan heeft op een werkplek of hoe vaak er vergaderd moet worden.
Naast het doel in kaart brengen is het ook belangrijk om de gewenste impact van de verandering te achterhalen en te delen met de medewerkers. Het ‘waarom’ begrijpen zorgt er namelijk voor dat het doel op de juiste manier overgebracht wordt.
Door een projectgroep per afdeling op te stellen worden kleine veranderingen makkelijker toegepast. Deze groep staat dichterbij de medewerkers zelf en geven direct reactie op de gebeurtenissen op de werkvloer. Voor vragen of opmerkingen kunnen de medewerkers bij deze projectgroep terecht waardoor er voor de medewerkers meer duidelijk wordt gecreëerd.
De interne communicatie blijft hierin belangrijk. Deze communicatie zijn de mijlpalen die samen met de medewerkers bereikt worden of faciliteiten waar de medewerkers gebruik van kunnen maken. Het inrichten van een nieuwe flexruimte of een team wat al veel gebruikt maakt van de faciliteiten zijn onderwerpen die gedeeld kunnen worden. Aankomende veranderingen die de medewerkers kunnen verwachten is hier ook een voorbeeld van.
De early adopters zijn de personen in de organisatie die het meest openstaan voor de verandering en de rest mee aan boort kunnen krijgen. Dit kunnen afdelingshoofden zijn, maar ook de personen uit de projectgroep. Deze groep staat dus het meest in contact met de medewerkers maar ook met het bestuur. De feedback die zij ontvangen op de faciliteiten is heel waardevol voor de volgende stappen in dit proces.
Geef deze groep ook de kans om ambassadeur van het hybride werken bij uw organisatie te worden. Laat hen positieve reacties of eigen ervaringen met hun team delen om zo de rest van de medewerkers ook mee te nemen.
Die feedback die u ontvangt moet ook verwerkt en gebruikt worden. De medewerkers maken het meest gebruik van de faciliteiten dus kunnen hier vaak veel over zeggen. Gebruik deze feedback om volgende faciliteiten te verbeteren en koppel ook terug wat er gedaan wordt met bijvoorbeeld negatieve feedback. Het is belangrijk de medewerkers het gevoel te geven dat ze gehoord worden. Zoals het vorige artikel al beschreef is het een grote verandering die veel impact heeft.
Een sterke strategie zet een goede basis neer voor de veranderingen in de werkomgeving van uw medewerker. Samen met uw medewerkers wordt er gekeken naar de behoeftes en hoe dit gerealiseerd kan worden. Duidelijke (en consequente!) communicatie speelt hierin een grote rol. Maak gebruik van uw early adapters en uw medewerkers om deze periode zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Wilt u meer weten over projecten waarbij wij het verandermanagement toepassen om de medewerkers klaar te stomen voor het hybride werken? Neem dan contact met ons op via info@younggroup.nl of via 0172 – 745 085.
