Het opstarten van facilitair beheer vraagt de nodige voorbereiding en onderhoud om de samenwerking tussen de partijen zo soepel mogelijk te laten verlopen. In dit artikel geven we daarom een leidraad met stappen om goed te kunnen starten met het facilitair beheer van een Multi Functionele Accommodatie (MFA).
Stichting Meerkring
Sinds januari 2024 is School Facility de samenwerking aangegaan met Stichting Meerkring en is School Facility verantwoordelijk voor het facilitair beheer van het gebruikersdeel op drie MFA’s in Amersfoort.
Het beheer wordt uitgevoerd door een operationeel beheerder en een contractbeheerder. De operationeel beheerder is aanwezig op locatie en verantwoordelijk voor de operationele zaken en daarbij het eerste aanspreekpunt voor de gebruiker. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het inregelen van de contracten, het bijhouden van de financiën en het aanspreekpunt van de opdrachtgever.
Opstartfase
In januari heeft de contractbeheerder verschillende kennismakingsgesprekken gevoerd met de gebruikers van de panden. Tijdens deze gesprekken is besproken hoe het beheer verloopt, wat goed gaat en waar verbeteringen nodig zijn. Deze informatie helpt School Facility om belangrijke verbeterpunten in de processen te identificeren en in de opdracht op te nemen.
Op basis van deze gesprekken heeft de contractbeheerder een Quickscan uitgevoerd. Deze scan geeft een overzicht van alle facilitaire diensten en contracten, zodat direct zichtbaar is wat al geregeld is en wat nog niet. Met de gegevens uit de Quickscan heeft de contractbeheerder een beheerplan opgesteld. Dit plan schetst de prioriteiten en de doelen voor het jaar. Ook kan met dit beeld vanuit School Facility een inschatting worden gemaakt voor de uren inzet. Uit het plan voor Stichting Meerkring bleek onder andere de noodzaak om meldingen beter te beheren en meer terugkoppeling te geven. Ook is er sprake van achterstallig onderhoud.
De contractbeheerder heeft de prioriteiten en het beheerplan aan de opdrachtgever gepresenteerd en na goedkeuring direct in de praktijk gebracht.
Beheerfase
Tijdens de beheerfase hebben de contractbeheerder en de operationeel beheerder een handboek opgesteld met alle relevante informatie over de panden. Dit document bevat gegevens over leveranciers, contracten, contactpersonen, demarcatielijsten en onderhoudsschema’s. Het handboek biedt structuur en centraliseert alle informatie op één plek.
Aangezien bijna alle contracten in januari zijn stopgezet, heeft de contractbeheerder de essentiële contracten voor de opdrachtgever verlengd om de veiligheid op de scholen te waarborgen. Veiligheid op scholen is van het grootste belang en mag niet over het hoofd worden gezien.
Daarnaast zijn direct enkele verbeteringen doorgevoerd. De contractbeheerder en zijn team hebben Axxerion, het FMIS-systeem van School Facility, geïmplementeerd. Dit systeem maakt het mogelijk om storingen en aanvragen te registreren en door te geven aan de operationeel beheerder. Hierdoor heeft de operationeel beheerder een duidelijke takenlijst en kan hij sneller terugkoppeling geven en trends in meldingen herkennen. Axxerion helpt ook bij het controleren van de naleving van afspraken door leveranciers. Het systeem is inmiddels met schriftelijke en mondelinge instructies aan de gebruikers geïntroduceerd en functioneert al enkele maanden.
Uit de kennismakingsgesprekken kwam naar voren dat er achterstallig onderhoud was. De contractbeheerder heeft daarom een conditiemeting laten uitvoeren op alle drie de MFA’s. Op basis van de resultaten wordt een Meerjaren Onderhoudsplan opgesteld, dat in 2025 ingaat om ruimte in de begroting te creëren. Dit plan wordt in samenwerking met de opdrachtgever en middels een bestuurlijk overleg vastgesteld.
Huidige situatie
Sinds januari 2023 is School Facility als beheerder actief bij de drie MFA’s en vervullen wij een adviserende rol. Maandelijks bespreekt School Facility de voortgang met de opdrachtgever en elke zes weken wordt het beheer besproken tijdens het gebruikersoverleg, waarbij zowel de contract- als operationeel beheerder aanwezig is om direct contact met de gebruikers te onderhouden.
School Facility benut de expertise van haar collega’s om waardevol advies te geven over lopende contracten en aanbestedingen. Dit kan bijvoorbeeld zijn expertise op het gebied van Europese Aanbestedingen, MJOP’s en verduurzaming.
Een quote van de schooldirecteur van Atlantis (één van de scholen, gehuisvest in een MFA) benadrukt de impact:
"School Facility is in januari op onze locatie gestart als gebouwbeheerder. De grote betrokkenheid, open vriendelijke houding en de reactiesnelheid van School Facility waarmee zij ons in complexe vraagstukken begeleid is erg prettig. Het maakt dat wij de focus kunnen blijven richten op onze kerntaak."
In de komende maanden richt School Facility zich op het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en het beheer van de gebouwen. Ook start de contractbeheerder met de Europese aanbesteding voor een nieuw schoonmaakcontract.
Dit artikel is geschreven door: Isa de Nijs.
