Het aanbestedingsproces is een cruciaal onderdeel van de dienstverlening van Young Group. Door middel van een zorgvuldige en transparante aanpak helpen we onze opdrachtgevers om de beste leveranciers en partners te selecteren voor hun dienstverlening. Of het nu gaat om schoonmaak, onderhoudspartijen, meubilair, ICT-hardware of facilitaire diensten, ons team zorgt ervoor dat het volledige proces soepel verloopt, van de eerste analyse tot de uiteindelijke contractondertekening. In dit artikel bespreken we de verschillende stappen binnen het aanbestedingsproces van Young Group, en hoe wij onze opdrachtgevers ondersteunen bij elke stap.
Elke succesvolle aanbesteding begint met een grondige analyse van de behoeften van de opdrachtgever. Young Group werkt nauw samen met de opdrachtgever om de specifieke eisen en doelstellingen van de aanbesteding in kaart te brengen. Young Group onderscheidt zich hierin omdat naast de procesbegeleiding van de aanbesteding ook inhoudelijke expertise in huis is voor het opstellen van het (technisch) Programma van Eisen (PvE).
Door te begrijpen wat de opdrachtgever precies nodig heeft, kunnen we gericht zoeken naar de beste oplossingen en keuze van de juiste aanbestedingsprocedure.
In deze fase voeren we vaak een marktonderzoek uit om een overzicht te krijgen van de beschikbare opties en om te bepalen welke leveranciers in aanmerking komen voor de aanbesteding. Dit wordt verwerkt in de inkoopstrategie notitie.
Dit omvat het opstellen van een aanbestedingsleidraad, waarin de gunningscriteria, beschrijving van de opdracht en beoordelingsmethoden worden vastgelegd. De technische en functionele vereisten worden vervolgens beschreven in het programma van eisen (PvE), zodat alle aanbieders weten op basis waarvan zij beoordeeld zullen worden.
Transparantie en nauwkeurigheid zijn essentieel in deze fase, omdat deze documenten de basis vormen voor de communicatie met potentiële leveranciers. We zorgen ervoor dat het aanbestedingsdossier voldoet aan de wettelijke eisen en dat de specifieke wensen van de opdrachtgever worden weerspiegeld.
Zodra de aanbestedingsdocumenten zijn opgesteld begint de selectiefase. Dit kan via een openbare, niet openbare- of onderhandse aanbesteding verlopen, afhankelijk van het inkoopvolume, de marktverkenning en de specifieke wensen/ eisen van de opdrachtgever. We publiceren de aanbesteding op de relevante platforms en/of nodigen leveranciers uit om hun aanbiedingen in te dienen.
Zodra de biedingen zijn binnengekomen, start het beoordelingsproces. De procesbegeleider controleert de inschrijving op juistheid en volledigheid. De opdrachtgever en ons team van experts beoordelen elke inschrijving op basis van de eerder vastgestelde beoordelingscriteria, voor de kwaliteit.
Na de beoordelingen wordt de opdracht gegund aan de leverancier die de economisch meest voordelig inschrijving (EMVI) heeft gedaan. Dit moment is cruciaal, omdat het de start markeert van de samenwerking tussen de opdrachtgever en de leverancier. Young Group ondersteunt de opdrachtgever bij het opstellen en tekenen van de contracten, waarbij we letten op de juridische aspecten en de naleving van de overeengekomen voorwaarden.
Na de gunning stopt ons werk niet. Young Group blijft vaak betrokken bij de implementatie van de diensten en leveringen. We zorgen ervoor dat de leveranciers hun verplichtingen nakomen en dat de opdrachtgever tevreden is met de geleverde kwaliteit. Dit doen we door middel van regelmatige monitoring en evaluatie, waarbij we indien nodig bijsturen.
Het aanbestedingsproces van Young Group is gericht op transparantie, kwaliteit en tevredenheid van de opdrachtgevers. Door onze gestructureerde aanpak helpen we onze opdrachtgevers om de beste leveranciers te selecteren en succesvolle aanbestedingen te realiseren. Onze expertise in verschillende sectoren, zoals onderwijs, overheid en maatschappelijk vastgoed, stelt ons in staat om maatwerkoplossingen te bieden die aansluiten op de behoefte van de opdrachtgever.
Neem contact op met één van onze aanbestedingsexperts via 0172 745 085, info@younggroup.nl of via onderstaande knop.
