Een multifunctionele accommodatie is meer dan alleen een schoolgebouw. Het is een centrale ontmoetingsplaats voor de gehele community, waar onderwijs, sport, cultuur, welzijn en andere activiteiten samenkomen.
Gastartikel voor vakblad Schoolfacilities
Het facilitair beheer van multifunctionele accommodaties (MFA’s) is een complex en uitdagend traject. Dit komt doordat MFA’s diverse functies en gebruikersgroepen onder één dak verenigen, wat specifieke eisen stelt aan het beheer. Bart de Jong, oprichter Young Group, legt uit hoe MFA’s de toekomst kunnen zijn.
Voordelen en uitdagingen
”Een MFA bevat een aantal facilitaire voordelen”, stelt De Jong. “Door verschillende functies onder één dak samen te brengen, wordt optimaal gebruikgemaakt van de beschikbare ruimte. Daarnaast kan een MFA leiden tot lagere operationele kosten, doordat facilitaire middelen gedeeld worden onder de gebruikers. MFA’s zijn daarnaast flexibel en kunnen eenvoudig worden aangepast aan veranderende behoeften.” Het beheer van een MFA is wel wat complexer dan dat van een traditioneel gebouw, verklaart De Jong. “Door het hoge aantal gebruikers is het cruciaal om de behoeften van alle gebruikersgroepen in kaart te brengen en te betrekken bij het ontwerp- en planningsproces. Elke gebruikersgroep heeft andere behoeftes en facilitaire middelen nodig. Ook moet een MFA toegankelijk zijn voor iedereen; zo zijn rolstoeltoegankelijke ingangen en liften belangrijk.”
Goede samenwerking
“Het beheer van een MFA vereist een strakke planning en organisatie”, vervolgt De Jong. “Dit omvat het coördineren van reserveringen, het onderhouden van de accommodatie en het beheren van de facilitaire middelen.” Hierbij benadrukt hij het belang van digitale tools. “Digitale tools kunnen het beheer efficiënter maken. Denk aan reserveringssystemen en software voor meldingen en registratie, ruimtebeheer en servicekostenverrekening. Duidelijke communicatie met alle gebruikersgroepen speelt hierbij een cruciale rol. De gebruikers moeten geïnformeerd worden over regels en procedures, het beantwoorden van vragen en het oplossen van conflicten. Een goede samenwerking met alle stakeholders, zoals de eigenaar, de gebruikersgroepen en de facilitaire dienstverleners, vormt de basis voor efficiënt beheer van het gebouw.”
Rol duurzaamheid
Duurzaamheid is van belang gezien de enorme opgave die voor ons ligt. Er zijn tal van mogelijkheden voor duurzame initiatieven, en dat geldt zeker ook voor MFA's. “Steeds meer MFA’s streven naar een duurzame bedrijfsvoering. Dit kan door energiebesparende maatregelen te nemen, afval te verminderen en duurzame materialen te gebruiken. Het is belangrijk om een veilige omgeving te creëren voor alle gebruikers van de MFA. Dit betekent dat er goede brandveiligheidsmaatregelen moeten zijn, maar ook dat er toezicht moet zijn op de naleving van de regels en aandacht voor het comfort in het gebouw”, zegt De Jong.
Rol School Facility
School Facility draagt zorg voor gedegen beheer voor MFA’s door de inzet van projectmanagers en beheerders op locatie. De projectmanagers en beheerders van School Facility gaan in gesprek met de huurders en de eigenaren van het pand om te zorgen voor een goede samenwerking tussen alle partijen. De Jong: “Met onze FaaS dienstverlening sluiten we aan op de situatie van de klant. Door de modulaire facilitaire totaaloplossing sluiten we aan op de specifieke wensen van de gebruiker op dat moment. Omdat gebruikerstypen verschillen - PO-scholen, een kinderopvang, sportzalen en een Dansschool zitten onder één dak - vinden wij dat de facilitaire dienstverlening en de inrichting van het pand afgestemd moet worden per gebruiker. En dat is wat Young Group doet in de praktijk!”
School Facility beheert onder andere deze MFA’s:
MFA De Grote Beemd in Tilburg omvat drie scholen en een aantal vaste huurders. School Facility verzorgt het facilitair beheer van het pand. Dit facilitair beheer omvat ook het aansterken van de wijkverbinding, het maken van duurzaamheidsslagen zoals het opstellen van een DMJOP en het contact verbeteren tussen de huurders en de beheerders.
Stichting Meerkring in Amersfoort heeft drie locaties met basisscholen, kinderdagverblijven en sportzalen. School Facility verzorgt het facilitair beheer van het pand. Voor deze MFA zorgt School Facility voor meer structuur tussen de huurders, beheerders en eigenaren met haar FMIS. Het beheer omvat ook het opstellen van een MJOP, het vergroten van de zichtbaarheid op locatie en het opstellen van handboeken. Tanja Dee, beleidsadviseur Huisvesting & Facility, Stichting Meerkring: “Young Group is in januari op onze locatie gestart met facilitair- en gebouwbeheer. De grote betrokkenheid, open vriendelijke houding en reactiesnelheid waarmee Young Group ons in complexe vraagstukken begeleidt is er prettig. Het maakt dat wij de focus kunnen blijven richten op onze kerntaak.’’
