Voor het magazine Reeducatief van Van Ree accountants, hebben wij een gastartikel geschreven over een compliant en toekomstgerichte onderhoudsstrategie voor scholen.
De urgentie voor een toekomstgerichte onderhoudsstrategie voor scholen worden steeds meer aangescherpt. Het MJOP vormt hiervoor al sinds geruime tijd de basis. En biedt een goede kans om de duurzaamheidsambities hierin te verwerken.
Een veel gebruikte methodiek om op basis van een gemiddelde gewogen onderhoudsdotatie jaarlijks een reservering te doen is per 1-1-2023 niet meer toegestaan. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw school voldoet aan de eisen van een toekomstgerichte en duurzame onderhoudsstrategie en ook compliant is met de regelgeving voor de verslaglegging in het onderwijs?
Beleidsrijk MJOP
Een beleidsrijk MJOP sluit aan bij de visie en de toekomst van uw onderwijsinstelling en ondersteunt in het doelmatig, duurzamer en
kosteneffectiever beheren van de onderwijslocaties. In de praktijk wordt, in overleg met uw onderwijsinstelling, de onderhoudsstrategie per gebouw bepaald door het toepassen van de methode achter de ISO 55000 Assetmanagement norm. Daarnaast worden er verschillende scenario’s toegepast op het MJOP om de impact van keuzes door te vertalen naar de investeringen en exploitatielasten. Een beleidsrijk
MJOP wordt per school passend gemaakt door schooldirecties te betrekken bij het opstellen hiervan. Zonder de financiële kaders uit
het oog te verliezen, wordt de input van het strategische plan van de schoollocatie meegenomen in het maken van de duurzame en toekomstgerichte keuzes.
Duurzame en financiële verslaglegging
Voor de verslaglegging zijn er in het nieuwe stelsel, dat vooralsnog per 1-1-2023 wordt geïmplementeerd met een verwachtte overgangsperiode t/m 1-1-2024, twee varianten gebaseerd op de “componenten benadering”. 1: De onderhoudskosten worden op basis van activatie op moment van investering op componentniveau op de balans gezet en vervolgens via afschrijvingen ten laste van het resultaat gebracht. 2: Er wordt gekozen voor een jaarlijkse dotatie aan de voorziening groot onderhoud opgebouwd door per component uit het MJOP jaarlijks een reservering gedaan op basis van de hoogte van de geraamde toekomstige investering en de geplande termijn van de investering.
Het opbouwen van een voorziening voor groot onderhoud via een jaarlijkse dotatie per component brengt in onze ogen, vele voordelen met zich mee. Het leidt namelijk tot een reëel beeld van de toekomstige financiële verplichtingen in de jaarrekening, wat waardevol is voor de besluitvorming. Met het inzichtelijk maken van de onderhoudskosten op de korte en lange termijn, worden de kosten maximaal beheerd en worden budgetten vanuit het voorzichtigheidsbeginsel gereserveerd.
Daarnaast kunt u bij het maken van het beleidsrijk MJOP op basis van een scenariostudie besluiten nemen voor te toepassen van duurzaamheid, klimaatbeheersing en energiebesparende maatregelen. Advies hierbij is om naast de investering ook te kijken naar de exploitatielasten op basis van een live cycle cost benadering. Bij deze methodiek worden alle kosten gedurende de gehele levensduur van een asset in beeld gebracht.
FMIS als beheertool van het onderhoudsplan
Een FMIS maakt het mogelijk om het MJOP per schoollocatie te beheren op het vlak van financiën en uitvoering. De financiële reserveringen worden automatisch aangepast over de looptijd waardoor een overzichtelijk dashboard wordt gecreëerd als sturingsinformatie. Het systeem maakt het daarnaast veelal mogelijk om met één druk op de knop een rapportage uit te draaien die geschikt is voor uw accountant en voldoet aan de regelgeving voor jaarverslaglegging.
(Bron: Van Ree Accountants, Magazine Reeducatief)
