FMIS voor in het onderwijs

FMIS voor in het onderwijs

Facilitair Management Informatie Systeem, oftewel FMIS. Dit is een systeem wat School Facility, in samenwerking met Spacewell, inzet om onderwijsinstellingen te ondersteunen. Het systeem is afgestemd op de wensen van verschillende scholen en stichtingen en werkt op basis van een Cloud. Hierdoor kan gemakkelijk via een webbrowser toegang worden verleend hebt tot het systeem. Het platform is eenvoudig ingericht wat inhoudt dat de modules en workflows gebaseerd zijn op de bedrijfsvoering binnen het onderwijs in het po en vo.

Met de data uit de verschillende processen vastgelegd op een centrale plek, kunnen diverse workflows ingericht worden om de processen te verbeteren. Bij langduriger gebruik van het systeem kan er ook ingespeeld worden op terugkerende processen. Het systeem van Young Group focust zich vooral op de volgende modules: 

  • Aanvragen en meldingen: het melden, doorzetten en oppakken van meldingen en aanvragen. 
  • Bezoekersregistratie: het registreren van het arriveren en vertrekken van bezoekers en leveranciers. 
  • Reserveringenbeheer: het reserveren van ruimten, sleutel, inventaris, en meer. 
  • Contractbeheer: inzicht in lopende contracten en de juiste contractafspraken en nadere informatie. 
  • Meerjarenonderhoud: op eenvoudige wijze het MJOP-overzicht in planning, budget en uitvoering. 
  • Gebouwbeheer: het registreren van alle relevante informatie omtrent gebouwen en ruimtes.  

Voordelen van een FMIS 

Structuur 

Actuele informatie wordt gegenereerd voor besluitvorming en de aansturing van teams.  Het FMIS biedt met deze informatiestructuur aan verschillende processen, wat tijd en kosten bespaart. 

Gebruiksvriendelijk 

Door de workflow’s van de systemen vast te leggen wordt er een gebruiksvriendelijke lay-out gecreëerd. De werkwijze wordt hiermee verduidelijkt wat resulteert in de verhoging van de productiviteit. 

Waarborgen kennis 

De kennis wordt gedocumenteerd in het FMIS. Dezelfde informatie is hierdoor makkelijk terug te vinden bij bijvoorbeeld een overdracht of wisseling van collega’s. Acties en afspraken zijn direct terug te vinden, samen met de huidige stand van zaken. 

Meerwaarde voor de organisatie 

Zoals eerder benoemd is het voordeel van een FMIS toch echt structuur, tijd en geld. Tijd en geld wat in onderwijs dat direct naar het primaire proces kan. Maar hoe werkt dat dan in de praktijk? 

Om te beginnen bij de aanschaf van de software. Het staat gebruiksklaar en is makkelijk in gebruik te nemen. Hierdoor is het aantal uren laag dat nodig is om het systeem in te richten voor de specifiek school of stichting. Er is geen minimale afnameverplichting. Het systeem is daarnaast te gebruiken op elk mobiel device. 

Om het FMIS voor in te richten en toe te passen op de school worden Implementatie Managers ingezet. De Implementatie Managers van School Facility hebben ruime ervaring met implementaties waardoor goed inzicht is op het eindresultaat en aandacht voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie.  

Tijd besparen gebeurt ook doordat het systeem uw MJOP vastlegt. Groot onderhoud wordt meegenomen met de planning en budget waardoor u niet onverwacht voor het blok komt te staan. In het FMIS ziet u dit in een overzichtelijk dashboard en jaarverslag. 

Het FMIS brengt vele voordelen met zich mee voor zowel korte- als lange termijn. Het systeem is gemaakt om tijd weg te nemen en structuur te brengen in uw organisatie. Meer weten? Neem contact op met onze Implementatiemanagers via 0172 74 5085.