Binnen de zorg en de zakelijke dienstverlening is een FMIS niet meer weg te denken. Binnen het onderwijs ligt dit aantal een stuk lager. Een gemiste kans!
Binnen de zorg en de zakelijke dienstverlening maakt een ruime meerderheid van de organisaties gebruik van een FMIS, waar het zijn meerwaarde heeft bewezen. Binnen het onderwijs ligt dit aantal een stuk lager. Een gemiste kans, want ook onderwijsinstellingen hebben baat bij het beheersen van de ondersteunende processen. Het implementeren van een FMIS is de meest praktische en werkbare vorm van procesbeheersing ter verhoging van efficiency in planning en uitvoering.
Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) maakt het mogelijk informatie te verschaffen over de geboden en beschikbare faciliteiten die ter ondersteuning dienen van de operationele activiteiten, de bedrijfsvoering en besluitvorming binnen organisaties. Het lijkt misschien ingewikkeld, maar het is niets meer dan een systeem waarin alle informatie binnen de organisatie kan worden opgeslagen en in verbinding staat met elkaar.
Professionaliseringsslag
De laatste jaren is de bedrijfsvoering binnen het onderwijs flink aan het veranderen. De schoolleiding krijgt steeds meer verantwoordlijkheden op het gebied van facilitair management. Tegelijkertijd is een meer professionele aanpak gewenst om een toekomstgerichte onderwijsinstelling te realiseren en te behouden. Automatisering met behulp van een FMIS implementatie biedt hierin doelgerichte ondersteuning. Een FMIS maakt het mogelijk om alle (ondersteunende) processen samen te laten komen.
Voor u als schoolleiding of management maakt een FMIS het mogelijk om zelfstandig het vastgoedbeheer, bijvoorbeeld het meerjarenonderhoudsplan per schoollocatie, te beheren op het vlak van financiën, duurzaamheid en uitvoering. Dit mede door het binnen één systeem vastleggen van contracten met looptijd, certificeringen, periodiek onderhoud en leveranciers en het centraliseren van informatiebronnen. Dit resulteert in grip op de status, zoals het aflopen van contracten en het tijdig ondernemen van actie, met scherpere sturing op efficiëntie en kosten.
Een actuele ontwikkeling binnen scholen is dat een omslag plaatsvindt naar het werken met één centraal servicepunt. Een FMIS maakt het mogelijk voor gebruikers om meldingen of klachten omtrent zaken binnen de school direct door te zetten. Een FMIS verzorgt geautomatiseerde terugkoppeling. De melders worden digitaal op de hoogte gehouden van de status van de melding of klacht. Dus geen onduidelijkheden meer over de status van meldingen binnen de school.
Daarnaast kan de receptioniste of de servicedeskmedewerker reserveringen maken voor bijvoorbeeld studie- en vergaderruimtes of inventaris uitgifte, zoals sleutels en laptops voor student of medewerkers. Eventuele wijzigingen worden met één druk doorgevoerd in het systeem en betrokkenen worden op de hoogte gesteld. Geen geschuif in agenda’s, zowel de receptioniste is op de hoogte voor sleuteluitgifte als de catering of conciërge voor het eventueel klaar zetten van koffie en AV-middelen.
Verhoging kwaliteitsbeleving
Communicatie is een belangrijke factor in de kwaliteitsbeleving. Met behulp van een goed ingericht FMIS wordt communicatie en daarmee de (facilitaire) dienstverlening naar een hoger kwaliteitsniveau gebracht. Een FMIS kan worden ingezet om een belangrijk deel van de communicatie over te nemen door als ondersteuning aan de processen te worden ingezet. Tussentijdse terugkoppeling en inzicht in de status van bijvoorbeeld meldingen hebben een belangrijk doorslag op de verhoging van kwaliteitsbeleving binnen de school.
Naast dat het FMIS de melder op de hoogte stelt van de status van de door haar/hem ingediende melding, biedt het de schoolleiding en/of het management de mogelijkheid nauwkeurige inschattingen te maken van de behoeftes binnen de school en waar verbetering mogelijk is. Het biedt efficiency door vraagbundeling, het automatisch prioriteren van meldingen en de mogelijkheid van het op simpele wijze uitdraaien van rapportages. De schoolleiding en/of management kan te allen tijden via het internet de statusinformatie opvragen.
Sturingsinformatie
Een FMIS biedt voor u als schoolleiding of (facilitair) manager de mogelijkheid om analyses en rapporten uit te draaien, waardoor u onderbouwd verder kunt gaan of veranderingen kunt aanmaken in uw beleid. Een FMIS kan worden ingezet ter ondersteuning van een goed en transparant beleid. Dit alles binnen één systeem, en dit is nog maar een bescheiden greep uit de mogelijkheden die een FMIS uw onderwijsinstelling te bieden heeft. Een FMIS automatiseert menselijk handelen dat resulteert in eenduidige en gestructureerde informatie en tijdswinst, mits accuraat ingesteld en juist geïmplementeerd.
Implementatie
Een FMIS is geen wondermiddel. De informatie die uit het systeem komt, moet er eerst worden in gezet. Neem de tijd voor een goede implementatie van complete en actuele informatie. Bedenk goed waarvoor u de FMIS wilt inzetten. Op welk facilitair gebied valt winst (beheersbaarheid) te behalen? De inzet van het FMIS verder in het proces uitbreiden is ook nog altijd mogelijk.
Laat u adviseren over de mogelijkheden in de workflow en wat bij uw onderwijsinstelling past om de gewenste output te verkrijgen. Verzorg een cursus voor alle gebruikers, want de menselijk kant is dat de medewerkers van uw onderwijsinstelling het systeem accepteren en integreren in hun dagelijkse werkzaamheden. Tot slot, vergeet niet dat u als schoolleiding het systeem moet dragen om het een succes te maken.
Hét FMIS voor de onderwijsmarkt
Bent u zich aan het oriënteren op een FMIS voor uw onderwijsinstelling? Sinds mei 2018 zijn School Facility en Axxerion een samenwerking aangegaan waarin School Facility haar onderwijsexpertise heeft ingezet om onderwijsinstellingen met haar Facility Portal te ondersteunen en de kwaliteit van de facilitaire processen te verbeteren.
Het Facility Portal is ontworpen en ingericht in overleg met schoolbesturen binnen het po en vo. Dit houdt in dat de workflows direct zijn toegespitst op de bedrijfsvoering binnen het onderwijs, niets meer en niets minder.
De voordelen van het ‘Facility Portal’ van School Facility:
√ Volledig in de Cloud (SaaS)
√ Standaard ingericht voor scholen in het po en vo
√ Vermindering in complexiteit met simpele userinterface
√ Lagere implementatiekosten en zonder minimale afnameverplichting
School Facility biedt maatwerk voor onderwijsinstellingen binnen het po en vo in combinatie met het gebruikersgemak, de helpdesk en een eenvoudige koppeling met andere systemen, zoals exact, SOM, Parnassus en meer. Het doel is de systemen beter aan te laten sluiten bij de daadwerkelijke behoefte in de onderwijspraktijk.
Voor meer informatie over het Facility Portal van School Facility kunt u contact opnemen via 0721 74 50 85 of mail naar info@schoolfacility.nl.
