De herfstvakantie is voorbij en voordat de leerlingen weer binnenstromen, breng ik u graag op de hoogte van mijn laatste project.
Een frisse blik
Zes maanden geleden ben ik bij een project begonnen op een vmbo/mbo school in Amsterdam. Tijdens dit project stond het ondersteunen van het bedrijfsbureau centraal. Naast onderwijszaken stonden de agenda’s bomvol met gebouwzaken die, na de verhuizing naar het nieuwe gebouw, nog moesten worden opgepakt. En zoals vaak het geval is, was ook deze lijst langer dan gepland.
Het nieuwe gebouw vereiste een andere invulling van taken. Het oude werkschema van het facilitaire team was niet meer werkzaam en er kwamen nieuwe taken bij. Het voordeel is dat ik, als nieuwkomer, een frisse blik lever op zaken binnen de school. Het was dan ook prettig dat het management mij vrij liet in het vormgeven van de opdracht.
Het belang van een kopje koffie
’s Ochtends liep ik een ronde door het schoolgebouw en noteerde zaken die opgepakt moesten worden. Hierbij kunt u denken aan zaken zoals het incidenteel vervangen van een lamp tot structureel onderhoud. Vervolgens scrolde ik vanachter mijn bureau de mailbox door op zaken die medewerkers hadden opgemerkt in de school. Nadat ik alle punten netjes op papier had gezet, ging ik samen met de conciërges een kopje koffie drinken. We liepen gezamenlijk de lijst door en we verwerkten de taken in hun werkschema.
Een cyclus van inventariseren, analyseren en implementeren
Uiteraard kwam ik zaken tegen die lastig binnen het takenpakket van het facilitaire team waren te plaatsen. Daarbij was het altijd de vraag; kunnen wij dit binnen de school oppakken of moet daar externe hulp bij komen? En vervolgens kwamen de vragen; hoe kan dit structureel worden opgepakt en op welke frequentie? Dit proces bestond uit een cyclus van inventariseren, analyseren en implementeren. Met het doel alle zaken te voorzien van een gestructureerde aanpak en het creëren van eigenaarschap bij de medewerkers.
Kennis verankerd en toegankelijk
Een belangrijk onderdeel van het vastleggen van de facilitaire processen was het opstellen van een receptiehandboek en conciërgehandboek inclusief bedrijfsnoodplan. Handboeken met tekst en uitleg toegespitst op de werkzaamheden binnen de school, inclusief foto’s. Op deze manier is de kennis verankerd op één centrale plek en toegankelijk voor iedereen. Het doel was het creëren van een werksituatie waarin de medewerkers in mindere mate afhankelijk van elkaar zijn.
Toekomstplannen
Momenteel zijn we bezig met het implementeren van een nieuw Facilitair Management Systeem. Dit systeem moet onder andere de medewerkers begeleiden in het doorzetten van meldingen naar het facilitaire team. Door de mogelijkheid van het opstellen van uniforme meldingen, helpt dit systeem in de communicatie en stelt het facilitaire team in staat hun werk optimaal uit te voeren. Goede communicatie is immers voor elke organisatie van belang.
Bent u op zoek naar ondersteuning binnen het bedrijfsbureau of behoefte aan een frisse blik op de facilitaire processen binnen uw onderwijsinstelling?
Neem dan contact op met Anne via info@schoolfacility.nl
