Bij een verhuizing van een schoolgebouw komt veel kijken. Het vraagt veel tijd, aandacht en voorbereiding. Het is dus goed om bewust te zijn van de mogelijke valkuilen tijdens deze trajecten.
Zowel de scholen als de projectmanagers kunnen te maken krijgen met mogelijke valkuilen waar niet altijd over na wordt gedacht. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende valkuilen tijdens de nieuwbouw.
Geen strategische fit onderwijsvisie
Bij het ontwerpen van een nieuw onderwijsgebouw start men vaak met het opstellen van het PvE (plan van eisen). Een van de valkuilen die hier optreedt is dat er voornamelijk gekeken wordt naar wat de huidige bouw heeft. Om tot een toekomstbestendig PvE te komen is het belangrijk aandacht te hebben voor de onderwijskundige visie van de school en het daarbij te hanteren onderwijsconcept. Niet alleen nu maar ook over 10 tot 15 jaar.
Om een goede strategische fit te hebben is het belangrijk voorafgaand aan het opstellen van een PvE een actuele onderwijsvisie en strategische ruimtelijk, functioneel en technisch huisvestingbehoeftestelling te hebben. Deze valkuil kan voorkomen worden door bij het opstellen van het PvE een conceptmatig programma op te stellen om de toekomstbestendigheid te vergroten.
(Onverwacht) hoge exploitatielasten
Een nieuw gebouw heeft veelal een ander exploitatielastenpatroon dan de bestaande bouw. Het is daarom verstandig om in het PvE en ontwerptraject, rekening te houden met de te verwachten exploitatielasten en die mee te nemen in de meerjaren financiële raming. Zo kan een hightech energiezuinig nieuwbouw nog altijd hogere energielasten hebben dan een oud ‘lowtech’ gebouw waarin nauwelijks tot geen installaties aanwezig zijn. De meest voorkomende oorzaken van onverwacht hoge exploitatielasten zijn:
Voorzieningen niet aanwezig
Als de bouw in uitvoering is wordt nagedacht over de inrichting van het gebouw. Er wordt in kaart gebracht wat nieuw aangeschaft moet worden en moet worden mee verhuisd. De valkuil is echter dat de inrichting zich moet aanpassen naar het gebouwontwerp dat inmiddels gebouwd wordt. Het is verstandig om het inrichtingsontwerp parallel met het gebouwontwerpproces te laten lopen. Daarmee kan ook de fysieke inrichting bepalend zijn voor het ontwerp van het gebouw. Dit wordt ook wel “van binnen naar buiten ontwerpen” genoemd.
Onrechtmatig inkopen levering/ diensten
Bij de realisatie van een nieuw schoolgebouw moet er veel ingekocht worden. Van architect, installatieadviseur, BINASK-meubilair tot losse inrichting. Stuk voor stuk inkoopvolumes die de aanbestedingsdrempel kunnen overschrijden en een Europese aanbestedingsprocedure vereisen. Als onderwijsstichting moet daarvoor naar de inkoopvolumes op stichtingsniveau gekeken worden en niet naar de individuele schoollocaties. Een Europese aanbesteding is een gedegen manier om diensten en leveringen in te kopen maar heeft wel een doorlooptijd van meerdere maanden, belangrijk is daarom om tijdig een inkoopkalender op te stellen voor het nieuwsbouwproject. Doe je dat niet dan kan er sprake van onrechtmatig inkopen zijn.
Weinig draagvlak personeel
Bij de nieuwbouw is vaak namens de school een team betrokken die zich vertegenwoordigen in de projectgroep en diverse werkgroepen. Dat is waardevol om tot een goed ontwerp van de nieuwbouw te komen, maar vergeet niet om de gehele organisatie mee te nemen in de stappen en besluiten die worden genomen gedurende het nieuwbouw traject. Een nieuw gebouw zal altijd tot een nieuwe werkomgeving leiden en om die verandering te bewerkstelligen is het verstandig het gehele team van medewerkers te informeren over de voortgang van het ontwerp en bouwproces. Belangrijk is om ook aandacht te schenken aan het OOP dat vaak een heel andere werkwijze zal krijgen in de nieuwe situatie, maar wacht daar niet mee tot aan de verhuizing.
School facility heeft jarenlange ervaring in het onderwijs en begrijpt dat een verhuizing niet ten koste mag gaan van het primaire proces: het onderwijs. Wilt u in contact komen met een van onze huisvestingspecialisten? Mail dan naar info@younggroup.nl of bel ons op 0172-745085
