Het creëren van een ideale werkomgeving is meer dan alleen het plaatsen van bureaus en stoelen. Het gaat om het ontwikkelen van een werkplekconcept dat de werkcultuur, efficiëntie en welzijn van medewerkers bevordert.
Hiervoor hebben wij een stappenplan opgezet die gebruikt kan worden om een werkplekconcept te ontwikkelen. Dit stappenplan is opgezet door huisvestingexperts Lisette van der Valk en Tim Koene met als inspiratie een aantal recente projecten, waaronder een afdeling van het Amsterdam UMC.
Voordat je begint, is het essentieel om een grondige analyse te maken van de huidige werkomgeving. Welke behoeften hebben de medewerkers? Hoe gebruiken ze de beschikbare ruimte? “In een recent project was dit een grote uitdaging”, legt projectleider Tim uit. “Met meer mensen op minder vierkante meters werken vroeg om een compleet nieuwe aanpak”. Door een grondige analyse kon een passende strategie worden ontwikkeld voor de nieuwe werkplek.
Het definiëren van een duidelijke visie is cruciaal. Deze visie moet gericht zijn op het bevorderen van samenwerking, productiviteit en welzijn. Bij het recente project stond deze visie centraal: “delen is het nieuwe hebben”. Dit betekende dat men minder vierkante meters deelde met meer mensen, waarbij er duidelijke afspraken nodig waren over wie waar en wanneer werkt. Het hybride werken bracht een extra laag van complexiteit met zich mee, maar door een sterke visie op de samenwerking en flexibiliteit kon dit succesvol worden geïmplementeerd.
Het werkplekconcept moet de visie van de organisatie ondersteunen en ruimte bieden voor flexibiliteit. Hybride werken en flexplekken zijn tegenwoordig de norm, maar hoe zorg je ervoor dat deze goed functioneren? Bij het Amsterdam UMC was een belangrijke stap de herinrichting van de fysieke ruimtes, inclusief focusplekken en ontmoetingsruimtes. “Het kantoor is niet langer alleen een werkplek,” zegt Lisette. “Het is een plek geworden waar je komt om samen te werken, te overleggen en te creëren”.
Een succesvolle transitie naar een nieuw werkplekconcept vereist betrokkenheid van medewerkers. Dit vermindert weerstand en vergroot de kans op een soepele overgang. “De weerstand bij de gebruikersgroep was groot, maar door hen actief te betrekken bij het proces konden we veel problemen voor zijn”, vertelt Lisette. Een mooi voorbeeld hiervan was de keuze voor een nieuw kleurenpalet, waarbij de input van medewerkers de sfeer op de werkvloer positief beïnvloedde.
De implementatie van het nieuwe werkplekconcept is niet het eindpunt; het is slechts het begin. Evaluatie en voortdurende aanpassingen zijn essentieel om het succes te waarborgen. "Na afronding van het project blijven we het proces finetunen,” zegt Tim. “Aan het eind van het project evalueren we hoe alles verloopt en waar we nog verbeteringen kunnen doorvoeren”. Door open te staan voor feedback en constant te verbeteren, blijft de werkomgeving optimaal voor iedereen.
Het ontwikkelen van een ideaal werkplekconcept vraagt om continue aandacht en aanpassing. Door inzichten en ervaringen uit diverse projecten te combineren, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan de huidige behoeften van hun medewerkers, maar ook anticiperen op toekomstige veranderingen in de werkcultuur. Een goed doordacht werkplekconcept bevordert niet alleen de productiviteit, maar versterkt ook de saamhorigheid en het welzijn van medewerkers.
Wil je een visueel stappenplan ontvangen voor het ontwikkelen van een werkplekconcept? Laat dan in onderstaand formulier je gegevens achter en ontvang het gratis stappenplan direct in je mailbox.
Young Group heeft verschillende werkplek experts die graag met u meedenken over complexe vraagstukken die mogelijk spelen bij uw organisatie. Contact opnemen kan via info@younggroup.nl, 0172-745 085.
