Een Multifunctionele Accommodatie (MFA) is dynamisch en de gebruikssituatie kan snel veranderen. Of het nu gaat om een incidentele huurder of de tijdelijke huisvesting van een volledige basisschool, de uitdaging blijft hetzelfde: het bieden van hoogwaardige faciliteiten zonder concessies te doen aan de kwaliteit van het onderwijs. Hoe zorgt School Facility ervoor dat tijdelijke huisvesting soepel verloopt en aan alle eisen voldoet? Welke belanghebbenden spelen een rol, en hoe gaan we om met tijdelijke huurders in dit proces?
Waarom tijdelijke huisvesting?
De naam zegt het al. Tijdelijke huisvesting betekent dat een school of organisatie voor een kortere periode, korter dan drie jaar, plaats neemt in een gebouw. Dit wordt vaak gedaan, omdat de oorspronkelijke locatie gerenoveerd wordt of omdat daar nieuwbouw wordt geplaatst. In een MFA betekent dit veel wisselingen.
Wat zijn de eerste stappen?
Het is belangrijk om eerst de belanghebbenden bij elkaar te brengen. Dit betreft dus niet alleen de school die gebruik maakt van de nieuwe ruimten, maar ook de huurders en de andere scholen die gehuisvest zijn. Daarnaast bestaat de kans dat enkele huurders of scholen vierkante meters moeten inleveren. Om hier tot een akkoord toe te komen is het eerste gesprek cruciaal. Daarnaast is de verslaglegging hiervan het tweede essentiële onderdeel. De belangrijkste besluiten worden in de beginfase gemaakt.
Het vervolg
Enkele besluiten over de verdeling zijn genomen, maar veel aspecten zijn nog onduidelijk, zoals de verdeling van de speelpleinen en het eventueel gebruik van de gymzaal. School Facility organiseert daarom een vervolggesprek om dit te bespreken en presenteert zelf een eerste voorstel richting de onderwijsbesturen. Daarin wordt door middel van een vernieuwde plattegrond de verdeling getoetst en onderling met de scholen een schema gemaakt. Na het tweede overleg worden meer besluiten genomen en ontstaat er overeenstemming tussen alle partijen. School Facility legt dit vast en deelt de verslaglegging met alle deelnemers.
Wensen onderwijsbestuur
Nu alle betrokken partijen op de hoogte zijn gebracht, neemt School Facility het initiatief om de eisen en wensen van het betreffende onderwijsbestuur in kaart te brengen. Dit zal eerst worden besproken met de Gemeente. Zodra de Gemeente akkoord gaat met de eisen en wensen én bereid is hier budget voor vrij te maken, zal School Facility een definitief ontwerp van de plattegrond opstellen en een planning maken voor de realisatie van het gebouw. In deze planning is opgenomen:
Uitvoering
De besluiten zijn vastgelegd, de kosten zijn inzichtelijk en de planning kan indien nodig tussentijds worden aangepast. Na akkoord op de offertes wordt de verhuizing begeleid. Eventuele bouwkundige aanpassingen worden zorgvuldig afgewogen, zodat bijvoorbeeld muren op een duurzame manier geplaatst kunnen worden. De operationeel beheerders van het pand begeleiden de uitvoering. Na de realisatie vindt er een evaluatie plaats met de huisvestingsmanager van het onderwijsbestuur. Hierbij wordt nagegaan of de aanpassingen aan de verwachtingen voldoen. Het is mogelijk dat er op het laatste moment nog wijzigingen worden doorgevoerd. School Facility houdt in de planning altijd ruimte vrij om dergelijke wijzigingen op te nemen en te realiseren.
Evaluatie
De uitvoering zit erop en de tijdelijke huisvesting is officieel in gebruik genomen. Dit is het moment om te evalueren. Niet alleen met de nieuw gehuisveste partij, maar ook met alle andere betrokkenen, zoals huurders, Gemeenten en andere scholen. Op deze manier weet School Facility zich hierin steeds beter te ontwikkelen en continuïteit te creëren binnen een MFA vol belanghebbenden.
Wil je meer weten over het realiseren van tijdelijke huisvesting of ben je als organisatie zelf van plan tijdelijke huisvesting in te nemen? Neem dan contact op via 0172 - 745 085, info@younggroup.nl of via onderstaande knop.
Dit artikel is geschreven door: Marin Noever.
