De wereld van facilitair management kent verschillende lagen: van dagelijkse uitvoering tot toekomstgerichte besluitvorming. Waar de operationeel facilitair manager zich richt op praktische zaken zoals schoonmaak, catering en gebouwbeheer, houdt de strategisch facilitair manager zich bezig met de vraag hoe facilitaire diensten bijdragen aan bredere organisatiedoelen. Beide rollen zijn essentieel, maar hebben een andere focus, dynamiek en verantwoordelijkheid. Hoe zorg je ervoor dat deze rollen elkaar versterken in plaats van in de weg zitten?
Operationeel facilitair management draait om het dagelijks draaiende houden van de organisatie. Denk aan het plannen van schoonmaakdiensten, het oplossen van storingen, het aansturen van leveranciers, en het zorgen dat ruimtes veilig en functioneel zijn.
Deze rol vraagt om praktische kennis, een hoge mate van organisatietalent en snel schakelen. De operationeel FM is de ogen en oren van de facilitaire organisatie. Door dicht op de werkvloer te staan, weet hij of zij wat er speelt en waar knelpunten ontstaan.
In onderwijsinstellingen, zorgcentra of kantoren is de operationeel FM vaak degene die het verschil maakt in de gebruikerservaring. Een goed georganiseerde dag begint bij schone lokalen, werkende techniek en goed uitgeruste ruimtes.
Strategisch facilitair management gaat over de grotere lijnen. Hoe draagt de huisvesting bij aan de missie en visie van de organisatie? Hoe zorgen we voor een duurzaam, flexibel en toekomstbestendig gebouwenbestand? Welke contractvormen passen bij de organisatiecultuur?
De strategisch FM kijkt vooruit, analyseert trends en adviseert het bestuur of de directie. Denk aan besluiten over nieuwbouw of renovatie, energietransitie, circulair inkopen of het herzien van werkplekconcepten. Ook stakeholdermanagement is een belangrijk onderdeel: het betrekken van gebruikers, bestuur en leveranciers bij beleidskeuzes.
In tegenstelling tot de operationeel FM, werkt de strategisch FM niet zozeer ín het systeem, maar áán het systeem. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een meerjarenplan voor huisvesting dat inspeelt op groei, duurzaamheid en het veranderd gebruik van ruimte. Daarmee legt deze rol de basis voor duurzame en toekomstgerichte keuzes.
Hoewel operationeel en strategisch facilitair management verschillende aandachtsgebieden hebben, zijn ze onlosmakelijk met elkaar verbonden. De strategisch FM kan geen effectief beleid voeren zonder te weten wat er in de praktijk speelt. En de operationeel FM heeft richting nodig vanuit beleid om zijn of haar werk efficiënt en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren.
Toch ontstaat er in de praktijk regelmatig frictie. De operationeel FM ervaart strategische plannen soms als ‘losgezongen van de werkelijkheid’. Andersom kan de strategisch FM vastlopen als dagelijkse incidenten continu de aandacht opeisen.
De sleutel ligt in samenwerking en communicatie. Door regelmatig af te stemmen, samen beleid te ontwikkelen en elkaars input serieus te nemen, ontstaat er synergie tussen visie en uitvoering. Zo groeit de facilitaire organisatie als geheel – en kan zij beter inspelen op de behoeften van gebruikers én bestuur.
Het succesvol combineren van operationeel en strategisch facilitair management begint bij rolbewustzijn. Organisaties doen er goed aan beide rollen expliciet te benoemen en in te vullen – ook als ze binnen één persoon verenigd zijn.
In kleinere organisaties is het niet ongewoon dat één facilitair manager zowel operationele als strategische taken uitvoert. Juist dan is het belangrijk om tijd te reserveren voor reflectie en toekomstgerichte planning. In grotere organisaties kunnen deze rollen worden verdeeld over meerdere functies, met heldere taakafbakening en gedeelde verantwoordelijkheden.
Wat in beide gevallen essentieel is: een cultuur waarin beide rollen gewaardeerd worden en waarin beleid en praktijk voortdurend op elkaar worden afgestemd.
Operationeel en strategisch facilitair management zijn twee kanten van dezelfde medaille. Waar de één zorgt voor de dagelijkse continuïteit, zorgt de ander voor richting en toekomstbestendigheid. Door deze rollen niet als tegenpolen te zien, maar als complementair aan elkaar, bouw je aan een sterke facilitaire organisatie. Eén waarin visie, beleid en uitvoering hand in hand gaan – en die daadwerkelijk bijdraagt aan het succes van de organisatie.
Benieuwd hoe je binnen jouw organisatie de samenwerking tussen operationeel en strategisch facilitair management kunt versterken? Of wil je sparren over het inrichten van deze rollen in jouw team of project? Neem gerust contact met ons op via 0172 745 085, info@younggroup.nl of via onderstaand contactformulier. We denken graag mee over een heldere rolverdeling en een integrale aanpak die werkt – in de praktijk én op papier.
