Netherlands Institute for Space Research (SRON) is in de zomer van 2021 verhuisd van Utrecht naar Leiden.
Op de campus van de Universiteit Leiden wordt state of the art nieuwbouw gerealiseerd. De verhuizing van het SRON omvat naast kantoren, ook laboratoria en een hightech cleanroom met complexe en unieke apparatuur/opstellingen.
De opdracht
Aan Young Facility de taak het verhuisplan voor de verhuizing en inhuizing te begeleiden. Young Facility heeft een Projectmanager aangesteld om het verhuisplan inclusief bijhorende draaiboeken en planning op te stellen. Vanwege de aanwezigheid van laboratoria, speciale apparatuur en de cleanroom speelt veilig verhuizen en afstemming met installateurs voor de technische aansluitingen een grote rol in dit project. Er wordt goed nagedacht over mogelijke risico’s en daarbij behorende (preventieve) maatregelen. Deze worden opgenomen in het veiligheidsplan en risicodossier. Na het opstellen van de verhuisdocumenten worden het verhuisbedrijf en andere uitvoerende partijen aanbesteedt. Met het verhuisbedrijf werkt de projectmanager van Young Facility de verhuisdocumenten uit tot operationeel detailniveau.
Werkzaamheden
Young Facility heeft in de inventarisatiefase een belangrijke rol. Hierin wordt alle informatie verzameld aangaande, het lopende onderzoek, medewerkers, inventaris, overige apparatuur en het gebouw. In deze fase heeft onze projectmanager veel contact met de verschillende eindgebruikers en is fysiek veel op de locatie aanwezig om zodoende een beeld te krijgen van de onderzoekprocessen, inventaris en apparatuur. Hierbij focust Young Facility zich op het achterhalen van relaties en anti-relaties tussen de verschillende afdelingen. Dit stelt onze projectmanagers in staat processen te doorgronden zodat deze in de juiste Inhuisstrategie worden vertaald. Deze informatie wordt, na het vaststellen van de inhuisstrategie, samen met de gebruikersgroepen in diverse workshops verwerkt tot een verhuisplan en globale planning.
Resultaat
Het resultaat is een vastgestelde inhuisstrategie en verhuisplan met benodigde procedures. De strategie is voorzien van een planning voor het beheerst en gecontroleerd verhuizen. Young Facility realiseert een verhuistraject met minimale impact op het primair proces, zoals in het geval van SRON; onderzoek.
De toegevoegde waarde van Young Facility
Young Facility heeft een belangrijke rol in de coördinatie. Als huisvestingsexpert met kennis en ervaring van labverhuizing brengen wij volledig en stapsgewijs in kaart, wanneer de gebruiker informatie moet aanleveren of voorbereidingen dient te treffen. Hierdoor is duidelijk welke informatie nodig is van de gebruikers en wat de verwachtingen tot aan de verhuizingen zijn. Door onze focus op onderwijs- en onderzoekomgevingen zijn wij instaat een vertaling te maken tussen de behoefte van de gebruikers vanuit wetenschappelijk oogpunt met een vlekkeloos verhuisproces als resultaat.
Bron afbeeldingen: SRON
