Hoe richt je een nieuw universiteitsgebouw in midden in de Haagse binnenstad? In deze case lees je hoe Young Group de logistieke coördinatie verzorgde voor het nieuwe onderwijsgebouw van Universiteit Leiden aan het Spui
Het is vroeg in de ochtend aan het Spui. Terwijl de stad langzaam ontwaakt, vormt het nieuwe onderwijsgebouw zich tot een levendige ontmoetingsplek voor studenten, docenten en kennisinstellingen. In het hart van Den Haag werken hier meerdere academische partners samen aan onderwijs en kennisdeling. Universiteit Leiden geeft hier per 1 februari onderwijs, in samenwerking met LUMC, TU Delft, Open Universiteit en Universiteit van Nederland.
Achter deze nieuwe onderwijsomgeving gaat echter geen eenvoudig traject schuil. Integendeel: de ingebruikname van het gebouw was het resultaat van een langdurig en intensief proces, waarin planning, afstemming en samenwerking tot op detailniveau noodzakelijk waren. In een omgeving waar elke levering, verhuizing en installatie tot op het halfuur moest worden vastgelegd, was flexibiliteit schaars en regie essentieel.
Vanuit School Facility werd de volledige inhuisoperatie gecoördineerd. Door strakke planning, continue afstemming en nauw stakeholdermanagement konden alle onderwijs- en samenwerkingspartners toewerken naar één gezamenlijk doel: een functionele, goed ingerichte onderwijsomgeving waar studenten en docenten vanaf dag één prettig kunnen werken en leren.
(De ingang aan het Spui waar de vrachtwagens mogen lossen)
Het project rondom het nieuwe onderwijsgebouw aan het Spui kende een tweedelige opbouw. In de eerste fase lag de focus op de afronding van de bouw en installaties. Parallel daaraan werd vanaf half november gestart met de inhuizing: het gefaseerd en zorgvuldig inrichtingen van het gebouw, terwijl de aannemer nog werkzaamheden uitvoerde. Deze overlap vroeg om nauwe afstemming en een heldere rolverdeling binnen het projectteam.
Het gebouw is ontwikkeld als multifunctionele onderwijsomgeving in een binnenstedelijke context waar ruimte schaars is en regelgeving strikt.Aannemer Van Wijnen was in deze periode nog actief in het pand. School Facility maakte onderdeel uit van het projectteam en fungeerde als schakel tussen Universiteit Leiden, de samenwerkingspartners en de aannemer, met als doel om bouw, inrichten, verhuizen en logistiek zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten.
Binnen het pand werken meerdere kennisinstellingen samen. Universiteit Leiden verzorgt hier onderwijs in samenwerking met andere academische partners. Deze samenwerking maakte het project inhoudelijk sterk, maar organisatorisch ook complex. Elke partner had eigen wensen, leveranciers en inrichtingskeuzes. Tegelijkertijd moest alles samenkomen in één zorgvuldig afgestemd proces, passend binnen de beperkte ruimte, strakke regelgeving en een planning met weinig flexibiliteit.
(De verschillende gebruikers van het pand)
School Facility was verantwoordelijk voor de integrale coördinatie van alle inhuis- en inrichtingsactiviteiten binnen het nieuwe onderwijsgebouw. Daarbij werd het project volledig circulair aangevlogen. Bestaand meubilair en apparatuur uit verschillende onderwijslocaties kreeg een tweede leven in het pand aan het Spui. Aanvullende werd nieuw meubilair, apparatuur en inrichting circulair ingekocht, passend bij de duurzaamheidsambities van de betrokken onderwijsinstellingen.
De inhuizing bestond uit veel meer dan alleen meubilair. School Facility coördineerde de instroom en plaatsing van onder andere AV- en ICT-apparatuur, planten, maatwerkmeubilair, keuken- en pantryvoorzieningen, collegezaleninrichting en cateringfaciliteiten. Daarbij waren talloze facilitaire partijen en leveranciers betrokken, elk met een eigen planning, logistiek en randvoorwaarden.
Elke samenwerkingspartner maakte eigen keuzes in inrichting en faciliteiten en schakelde eigen leveranciers in. School Facility zorgde voor de afstemming tussen als deze partijen en bewaakte het totaaloverzicht. Door leveringen, installaties en hergebruikstromen zorgvuldig op elkaar af te stemmen en continu te schakelen met de aannemer, werd voorkomen dat werkzaamheden elkaar in de weg zaten.
Juist in een project met zoveel disciplines, betrokken partijen en beperkte ruimte was deze centrale regierol essentieel. Dankzij strakke planning, heldere communicatie en oog voor circulariteit bleef het logistieke proces beheersbaar en kon het gebouw stap voor stap worden ingericht tot een samenhangende, functionele onderwijsomgeving.
(Projectmanager Milan in gesprek met verschillende stakeholders)
De locatie van het pand – midden in het centrum van Den Haag – bracht specifieke logistieke uitdagingen met zich mee. De stad kent strikte regelgeving: leveringen mogen uitsluitend tot 11:00 uur het expeditieterrein op, de beschikbare ruimte is beperkt en er kan slechts één vrachtwagen tegelijk lossen. Deze randvoorwaarden vroegen om een uiterst nauwkeurige planning.
Daarnaast werd het expeditieterrein gedeeld met de directe omgeving. De universiteitscampus maakt gebruik van hetzelfde logistieke gebied als omliggende partijen, waaronder een hotel en retailers zoals MediaMarkt en Decathlon. In een periode waarin extra leveringen plaatsvinden door Black Friday, Sinterklaas en de feestdagen, zorgde dit voor aanvullende druk op de planning en logistieke afstemming.
In deze context waren geduld, samenwerking en zorgvuldig stakeholdermanagement onmisbaar. Er werd continu afgestemd tussen leveranciers, facilitaire partners, aannemer, gemeente, buren en eindgebruikers. Door heldere afspraken te maken, verwachtingen scherp te managen en flexibel te schakelen binnen strak gedefinieerde tijdslots, bleef het proces beheersbaar en konden alle betrokken partijen stap voor stap blijven doorwerken aan de inrichting van het gebouw.
(Uitzicht vanaf het dakterras over de hele stad)
Misschien wel de grootste uitdaging lag bij de verhuizingen vanuit bestaande universiteitslocaties in Den Haag. Een afstand van slechts één kilometer – bijvoorbeeld van locatie Stichthage bij Den Haag Centraal Station naar het Spui – klinkt eenvoudig, maar bleek in de praktijk allesbehalve dat.
De binnenstad kent voetgangersgebieden, beperkte losplekken en zogenoemde pollers: beweegbare palen die toegang voor voertuigen reguleren. Omdat deze pollers niet op elkaar aansloten, moest een deel van de verhuisbewegingen al in het weekend voorafgaand aan de verhuisweek worden voorbereid. Daarnaast speelde het liftgebruik een cruciale rol. Vanuit Stichthage werden onder andere de hoogste verdiepingen (12 en 13) ontruimd. Zodra een liftdeur elders werd geopend, was de lift niet meer inzetbaar. Om dit proces beheersbaar te houden, werd gewerkt met een vaste liftbegeleider.
Omdat er op de nieuwe locatie slechts één vrachtwagen tegelijk kon lossen en er maar één week beschikbaar was voor deze verhuizingen, was een uiterst nauwkeurige voorbereiding noodzakelijk. Vooraf werd niet alleen gepland, maar ook letterlijk uitgemeten hoeveel vrachtwagens aan materialen en meubilair nodig waren en in welke volgorde deze konden aanrijden. Alleen door deze strakke, vooraf doorgerekende planning konden de verhuizingen gecontroleerd en zonder vertraging worden uitgevoerd.
Het uiteindelijke doel van dit project reikt verder dan logistiek alleen. Dankzij strakke coördinatie en intensieve samenwerking is een moderne, goed ingerichte onderwijsomgeving gerealiseerd waar studenten en docenten zich direct thuis kunnen voelen. Het nieuwe pand biedt ruimte, rust en functionaliteit – essentiële voorwaarden voor prettig en effectief onderwijs.
Het gebouw aan het Spui vormt een gedeelde plek waar meerdere academische instellingen samen onderwijs verzorgen en kennis uitwisselen. Voor studenten betekent dit een toegankelijke en inspirerende leeromgeving in het hart van de stad, waar ontmoeting, samenwerking en leren op een natuurlijke manier samenkomen.
(Foto’s van de inrichting van het nieuwe pand)
Dit project laat zien hoe belangrijk regie en overzicht zijn bij complexe huisvestings- en verhuisvraagstukken, zeker in een stedelijke omgeving met veel stakeholders. Young Group ondersteunt organisaties in onderwijs, zorg en vastgoed bij het soepel laten verlopen van dit soort trajecten – van planning tot uitvoering.
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op via info@younggroup.nl, bel 0172 745 085 of vul het onderstaande contactformulier in. We denken graag met je mee.
